Er zit méér in dit bedrijf dan er nu uitkomt, dachten de commissarissen van XVR. Dit Nederlandse bedrijf levert Virtual Reality-software voor hulpdiensten. Brandweer, politie en reddingswerkers kunnen zo in levensechte situaties trainen, oefenen en hun mensen opleiden. XVR klopte aan bij de CFO Company waar ze Emile Schoenmaker inhuurden als tijdelijke CFO. Wat heeft dat het bedrijf opgeleverd?
Emile heeft twee jaar bij XVR rondgelopen om financieel een flinke slag te maken. De aanleiding: de aandeelhouders wilden het bedrijf verkopen aan private equity-bedrijf Apiary Capital. “Zo’n traject begint met luisteren, veel luisteren,” vertelt Emile. “Om het bedrijf een stap verder te brengen moesten we eerst een heldere probleemanalyse maken. En daarvoor moet je eerst de mensen leren kennen.”
Emile ontdekte dat er veel gedreven mensen bij het bedrijf werkten, die het liefst voor elke klant persoonlijk aan de slag gaan: “Dat kon betekenen dat er voor bepaalde klanten speciaal een nieuwe feature ontwikkeld werd. Hartstikke interessant natuurlijk, maar daar ging wel veel tijd en mankracht naartoe. In de basis is XVR een technologiebedrijf, met standaard software die je eindeloos kunt blijven door ontwikkelen. Maar dat is bedrijfstechnisch niet altijd per se het slimst.”
XVR werkte eigenlijk op verschillende sporen. Aan de ene kant voerden ze speciale projecten uit voor klanten, bijvoorbeeld het ontwikkelen van een specifieke training op locatie. Aan de andere kant gaven ze sofwarelicenties uit waarmee de klant zelf met de trainingsprogramma’s aan de slag kan. Emile heeft als CFO een analyse gemaakt van deze verschillende producten en diensten: “Die projecten, vaak op locaties in het buitenland, waren verlieslijdend omdat je met heel veel dingen rekening moet houden. Op een project in Singapore bijvoorbeeld, moeten de animatie-auto’s links rijden. Ook gezichtsuitdrukkingen van mensen en culturele gewoontes zijn anders dan hier. Dat kost veel tijd om dat helemaal op maat te maken.”
Simpele menukaart
Dat betekende dat XVR moest versimpelen. Een aantal projecten werden gestopt of vereenvoudigd. Emile: “Het is net als een uitgebreide Chinese menukaart: als er te veel op staat wordt het niks. Je kunt beter een paar goedlopende toppers op de kaart zetten.” En dat kan soms een moeilijke boodschap zijn, vertelt Emile: “In het MT zaten nog twee oprichters. Zij hadden vooral plezier in innoveren, nieuwe dingen doen. Zij hebben dat buiten XVR kunnen voortzetten. Want het bedrijf veranderde wel. De CEO zei zelfs: ‘Ik heb eigenlijk een saaie job gekregen, het is niet meer zo’n rollercoaster hier. Onze strategie staat, ik weet van tevoren wat mijn omzet en kosten van volgend jaar zullen worden.’ En precies die voorspelbaarheid is interessant voor investeerders.”
Zo’n transformatie is natuurlijk niet in één dag geregeld. “Ik heb ongeveer twee jaar meegelopen. Het start met praten, véél praten! Ik kom dan ongeveer een tot anderhalve dag in de week over de vloer. In het begin kost het allemaal wat meer tijd dan later in het proces. In die twee jaar hebben we de strategie opgetuigd, het aanbod vereenvoudigd, projecten veranderd. Het geeft veel voldoening om dat samen met de organisatie vorm te geven en iets moois neer te zetten.”
Financieel gezond
Die strategie was dus: de omzet uit licenties laten groeien en risico’s bij projecten beperken. Dat heeft uiteindelijk geleid tot een financieel gezond bedrijf dat is overgenomen door twee private equity-bedrijven. “Met het oude model was dat nooit gelukt”, vertelt Emile. “Nu staat er een mooi bedrijf dat goed aansluit bij andere partijen die online trainingen verzorgen. Nu kunnen die twee bedrijven op elkaar meeliften en elkaar versterken.
Initiëren en vasthouden
Zo’n externe CFO voor een afgebakend project is ideaal voor bedrijven die geen fulltime CFO in dienst willen of kunnen nemen, maar wel een flinke stap willen maken in hun financiële bedrijfsvoering. Emile: “Wij maken niet alleen een probleemanalyse, we zorgen ook dat het voor elkaar komt. Het is heel makkelijk om een plan te initiëren en het dan los te laten. Wij zijn juist van het initiëren en vasthouden. En dan kun je vreselijk leuke resultaten bereiken. Toen ik al een jaar weg was werd ik aangesproken door één van de medewerkers. Hij zei: ‘Er is één kreet van jou die hier nog steeds een gevleugelde uitspraak is: wij zijn wel klantgericht maar niet klantgezwicht.’ Er is dus echt een blijvende cultuurverandering doorgevoerd.”